Was macht eigentlich: Frank Zühlke

In unserer Rubrik „Was macht eigentlich…?“ erzählen Hochschulangehörige von und über ihre Arbeit.

Das Dezernat 5 vereint die beiden Bereiche Controlling und IT an der Hochschule für Künste Bremen (HfK). Frank Zühlke leitet das Dezernat seit 2002 und versteht sich selbst mittlerweile nahezu schon als Teil des Inventars der Hochschule. Erstmals kennen und lieben lernte er die HfK während eines Aushilfsjobs als „IT-Feuerwehrmann“ während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Als dann im Jahr 2002 eine Stelle im Bereich Controlling und IT ausgeschrieben wurde, ergriff Frank Zühlke die Chance und begann bald darauf die Arbeit im Dezernat 5, das mittlerweile aus einem sechsköpfigen Team besteht. 

Controlling oder IT? Beides!

„Morgens wache ich mit der Frage im Kopf auf, ob ich an diesem Tag Controller oder ITler bin“, sagt Zühlke scherzend. „Doch dann stehe ich mit beiden Beinen gleichzeitig auf und entscheide mich für: beides!“ Als Controller verantworte ich Themen, in denen es um Haushalt, Budgetierung, Finanzpläne oder Statistiken aller Art geht – ein teilweise recht dröger Job. Im IT Bereich sieht es da schon anders aus: Dieser stellt den Internetzugang und das WLAN für alle Hochschulangehörigen sicher, richtet Benutzerkonten und Gastzugänge ein und gewährleistet ein reibungsloses Funktionieren der zugrunde liegenden Infrastruktur, auf der beispielsweise das E-Mail System oder die Telefonanlage laufen. Das Dezernat 5 ist dabei eine reine Verwaltungseinheit, es gibt kein klassisches Rechenzentrum für die Lehre, wie an größeren Hochschulen und Universitäten üblich. Außerdem versteht es sich als Servicestelle für alle Hochschuleinheiten. Auch bedingt durch das Landeswissenschaftsnetz Bremen ist das Dezernat 5 gut vernetzt und steht im Rahmen dieses Netzwerks im regelmäßigen Austausch mit anderen Hochschulen.

Entwicklung eines IT-Konzeptes für die gesamte Hochschule

Als Frank Zühlke 2002 an die HfK kam, stand er vor der großen Herausforderung, ein IT-Konzept bzw. eine Strategie für die Hochschule zu entwickeln. Sein Team begleitete den Einzug in den Speicher XI in der Überseestadt und entwickelte dort die IT-Infrastruktur. Im Zuge des Bologna-Prozesses wurde im Jahr 2006 die interaktive Web-Plattform und das gleichzeitige Hochschulmanagementsystem ARTIST geboren. ARTIST kann laut Zühlke als echter Meilenstein angesehen werden, denn es verbindet den gesamten „Lebenszyklus“ einer oder eines Studierenden – von der Bewerbung über das Studium bis hin zum Alumni – in einer Software. Zühlke erklärt, ARTIST sei prozessorientiert und erleichtere die administrative Arbeit erheblich.

And then Corona happened…

Anfang diesen Jahres sollte die gut bewährte Software auf die neueste Version aktualisiert werden. Doch dann kam Corona dazwischen. Die Pandemie verschob die Planungen und es mussten kurzfristig neue Prioritäten gesetzt werden. Um einen Lehrausfall des Sommersemesters zu verhindern, musste in kürzester Zeit ein digitaler Lernraum für angebotene Lehrveranstaltungen ins Leben gerufen werden. Glücklicherweise waren die Grundstrukturen durch die Vorbereitungen auf eine neue ARTIST Version bereits seit Herbst 2019 gelegt, sodass zahlreiche Lehrveranstaltungen des Sommersemesters online stattfinden konnten.

Entwicklung mehrstufiger Online-Auswahlverfahren

Eine weitere große Herausforderung stellte das mehrstufige Auswahlverfahren zum Wintersemester 2020/21 dar. Normalerweise finden diese Prozesse vor Ort an der Hochschule statt und u.a Mappen werden physisch eingereicht bzw. ein Vorspielen findet statt. Dies war unter den besonderen Umständen nicht möglich. Frank Zühlke beschreibt das Vorhaben als eine der größten Herausforderungen seit Bestehen des Dezernats, für das es keinerlei Vorbereitung gab und das unter einem gewissen Zeitdruck stand. Das komplette, mehrstufige Auswahlverfahren – sowohl im Fachbereich Musik als auch im Fachbereich Kunst und Design - musste virtuell stattfinden. Das Dezernat 5 arbeitete unter Hochdruck an dieser Entwicklung. Nach unzähligen Stunden Arbeit, diversen Nachtschichten sowie zahlreicher Abstimmungsschleifen mit den am Auswahlprozess Beteiligten gelang das Vorhaben. „Da geht ein riesiges Dankeschön an mein Team – ohne diese tolle Zusammenarbeit und den großartigen Einsatz aller wäre das nicht möglich gewesen!“ sagt Zühlke.

Dank der unermüdlichen Arbeit des gesamten Teams des Dezernats 5 können auch in diesem Wintersemester Erstsemester ihr Studium an der HfK antreten. „Die digitalen Bewerbungsunterlagen und eingereichten Dateien der Studienbewerber und –bewerberinnen blockieren nun Tonnen an Speicherkapazitäten“, sagt Zühlke schmunzelnd. Diese würden jedoch nach abgeschlossener Immatrikulation gelöscht bzw. ins dauerhafte Backup verschoben werden können.

Zentrale Anlaufstelle während des Online-Semesters

Natürlich stellte auch der Umgang mit den vielen noch unbekannten neuen Medien das Dezernat 5 vor Herausforderungen. Das Team wurde während des Online-Semesters zur zentralen Anlaufstelle bei technischen Problemen jeglicher Art. „Uns erreichten während des Semesters unzählige Anrufe und E-Mails, in denen wir um Hilfestellung und technischen Support gebeten wurden“, so Zühlke. Insgesamt erfordere Corona eine gewisse Kompromissbereitschaft, Abstriche müssten gemacht werden, auch was die Unmittelbarkeit der Lehre anbelangt, und Alternativen müssten gefunden werden. Dennoch erlebe Frank Zühlke großes Engagement von Seiten aller Hochschulangehörigen, denn oberstes Ziel aller sei natürlich, eine trotz der Umstände qualitativ hochwertige Lehre zu ermöglichen.

Daher entschied sich das Team des Dezernats 5, sich trotz des geplanten „Hybrid-Semesters“ auf den Ernstfall vorzubereiten: Sollte das hybride Semester komplett digital stattfinden müssen, ist das Team gewappnet. Mittlerweile treffen sie sich wieder an drei von fünf Tagen vor Ort an der Hochschule. Zühlke genießt es, seine Kollegen und Kolleginnen persönlich zu treffen, natürlich unter Einhaltung der Hygienevorschriften, damit nicht das ganze Team ausfalle. Der Austausch mit anderen Hochschulangehörigen auf den Fluren fehle ihm jedoch schon, dieser müsse nun entsprechend der Vorgaben bedacht und mit Abstand bzw. überwiegend telefonisch oder per E-Mail stattfinden.